Задачи в CRM — это не напоминания ради напоминаний, а действия, которые двигают сделку металлообработки от первого запроса до отгрузки. Менеджеру важно не просто держать список «позвонить», а привязывать каждую задачу к конкретной сделке, стадии и сроку. Тогда при открытии карточки сразу видно, что уже сделано, а что тормозит заказ.
Зачем менеджеру задачи внутри CRM, а не отдельный список
Отдельный список задач в блокноте или Excel быстро теряет контекст: непонятно, к какой заявке относится звонок, где чертёж и что уже обещали клиенту. Задача внутри CRM привязана к сделке, поэтому в описании можно сразу указать ссылку на карточку, параметры заказа и ответственного. Когда менеджер открывает сделку, он видит не только историю переписки, но и следующую задачу, которая должна быть выполнена.
Для типовых этапов удобно настроить автоматическое создание задач через робота. Робот «Поставить задачу» в Битрикс24 создаёт задачу, когда сделка попадает на определённую стадию, и может добавить в неё описание, участников и крайний срок. Например, при попадании сделки на стадию «Расчёт» робот сам ставит задачу технологу на просчёт, подставляя в описание данные из карточки — марку металла, размеры, пожелания клиента. Менеджеру остаётся только контролировать результат.
Какие задачи ставить на входе заявки
Первые минуты после получения заявки определяют, возьмёте ли вы заказ. Задачи на входе должны помочь быстро квалифицировать запрос и собрать минимум данных для расчёта.
Обычно нужно поставить такие задачи:
- Уточнить, что именно нужно: резка, гибка, сварка, покраска или продажа металлопроката.
- Запросить чертёж, эскиз или спецификацию, если их нет.
- Уточнить марку и толщину металла, количество, допустимые отклонения.
- Определить срочность: когда клиенту нужен результат.
- Зафиксировать контактные данные и удобный канал связи.
Если в карточке сделки настроены обязательные поля, CRM не даст перевести сделку на следующую стадию, пока они не заполнены. Но обязательное поле лишь проверяет, что поле не пустое, а не то, что чертёж актуальный или марка металла указана верно. Поэтому менеджер должен сам поставить задачу «Проверить комплектность чертежа» или «Уточнить марку у клиента», а не полагаться на автопроверку.
Задачи на этапе расчёта и подготовки КП
После квалификации заявка уходит в расчёт. Здесь задачи менеджера — не дать заявке застрять между продажей и производством.
Типовой набор задач:
- Передать заявку технологу или расчётчику на просчёт стоимости и сроков.
- Проверить, что в расчёте учтены все операции: резка, гибка, сварка, покрытие, доставка.
- Согласовать с производством срок изготовления и наличие материала.
- Подготовить коммерческое предложение: цена, сроки, условия оплаты.
- Перед отправкой клиенту проверить КП на ошибки в количестве, размерах и цене.
Например, пришла заявка на лазерную резку нержавеющего листа 2 мм с чертежом в PDF. Менеджер ставит задачи: «Проверить чертёж на читаемость и размеры», «Передать технологу на расчёт», «Подготовить КП с сроком 2 рабочих дня», «После отправки создать напоминание на третий день для контрольного звонка». Сама задача не гарантирует, что технолог правильно посчитает, но она фиксирует, кто и когда должен это сделать, и не даёт забыть про заявку.
Сопровождение после отправки КП
После отправки коммерческого предложения сделка часто зависает: клиент молчит, менеджер ждёт. Чтобы не потерять заказ, на этом этапе нужно ставить задачи на регулярные касания.
Полезные задачи:
- Позвонить клиенту через один-два дня после отправки КП и уточнить, всё ли понятно.
- Если клиент просит правки — зафиксировать их и поставить задачу на повторный расчёт.
- Если клиент не отвечает — создать задачу на повторный звонок через три-пять дней.
- Записать в комментарий результат каждого касания: «обещал ответить в пятницу», «просит скидку», «ждёт согласования с руководителем».
Важно не оставлять сделку без запланированного следующего действия. В Битрикс24 при выходе из карточки сделки без дела система предлагает создать дело со сроком по умолчанию +3 рабочих дня. Лучше сразу изменить срок под реальную договорённость: если клиент сказал «перезвоните в четверг», поставьте напоминание на четверг, а не на три дня позже.
Финальные этапы: договор, запуск, отгрузка, рекламации
Когда клиент согласовал КП, начинается оформление заказа. Задачи на финальных этапах должны зафиксировать передачу заказа в работу и контроль исполнения.
Типовые задачи:
- Подготовить договор и счёт, отправить клиенту.
- Получить подписанный договор или подтверждение оплаты.
- Передать заказ в производство с указанием чертежа, сроков и особых требований.
- Контролировать готовность: запросить у производства статус за день до обещанного срока.
- Организовать отгрузку или доставку, уведомить клиента.
- Если клиент сообщил о браке или несоответствии — зафиксировать рекламацию и создать задачу на исправление.
Задача «Передать в производство» сама по себе не запускает станок и не отправляет информацию во внешнюю систему. Она лишь фиксирует, что менеджер должен выполнить это действие. Реальную передачу данных — звонок, письмо, отметку в учётной системе — выполняет сотрудник. Поэтому после задачи должна следовать проверка: получен ли ответ от производства, подтверждён ли срок.
Как контролировать задачи: режим «Дела», канбан и напоминания
Чтобы задачи не терялись, менеджеру нужен ежедневный ритуал контроля. В Битрикс24 для этого есть несколько инструментов.
Во-первых, режим просмотра «Дела». В разделе CRM > Сделки есть режим просмотра «Дела», где менеджер видит колонку «На сегодня» со списком запланированных действий и сроками. Открыв этот режим в начале смены, менеджер сразу понимает, кому позвонить, что отправить и где подходит дедлайн.
Во-вторых, канбан. В карточках сделок на стадии «В работе» отображаются счётчики дел, а при приближении срока карточка автоматически поднимается наверх колонки. Так срочные задачи не прячутся под ворохом новых заявок.
В-третьих, напоминания. Когда наступает срок дела, CRM присылает уведомление, и менеджер не пропускает звонок или встречу. Для больших потоков заявок можно настроить роботов: например, робот отправляет уведомление, если сделка находится на стадии «В работе» более суток без дела. Но для небольшого отдела достаточно ручного контроля: утром открыть «Дела», затем работать по канбану.
Шаблон типовых задач по стадиям сделки
Ниже — минимальный набор задач, который стоит закрепить в CRM для каждой стадии сделки металлообработки. Ответственного и сроки подставьте под свой процесс.
| Стадия сделки | Типовые задачи | Ответственный | Критерий завершения |
|---|---|---|---|
| Вход и квалификация | Уточнить услугу, запросить чертёж и марку металла, определить срочность | Менеджер | Все обязательные поля заполнены, данные для расчёта собраны |
| Расчёт и подготовка КП | Передать технологу на расчёт, проверить комплектность, подготовить КП | Менеджер, технолог | КП сформировано, проверено, отправлено клиенту |
| Сопровождение после КП | Позвонить через 1–2 дня, уточнить решение, зафиксировать правки | Менеджер | Есть договорённость о следующем шаге или отказ зафиксирован |
| Согласование договора | Подготовить договор и счёт, получить подпись или оплату | Менеджер | Договор подписан или оплата получена |
| Запуск и производство | Передать заказ в работу, контролировать готовность к сроку | Менеджер, производство | Статус от производства «готов к отгрузке» |
| Отгрузка и закрытие | Организовать доставку, уведомить клиента, закрыть сделку | Менеджер | Отгрузка подтверждена, документы переданы |
| Рекламация | Зафиксировать претензию, создать задачу на исправление, согласовать компенсацию | Менеджер, технолог | Клиент подтвердил решение, задача на исправление выполнена |
FAQ
Обязательные поля сами остановят отправку КП с ошибкой? Нет. Обязательное поле лишь не даёт перевести сделку на следующую стадию, если оно не заполнено. Оно не проверяет, что чертёж актуальный, расчёт верный или марка металла указана правильно. Эти проверки остаются за менеджером и технологом.
Можно ли автоматически создавать задачи при переходе сделки на стадию? Да, в Битрикс24 есть робот «Поставить задачу». Он создаёт задачу с описанием, участниками и крайним сроком, когда сделка попадает на заданную стадию. В описание можно подставить данные из карточки — название сделки, клиента, параметры заказа.
Как быстро увидеть все задачи на сегодня? Откройте раздел CRM > Сделки и переключитесь в режим просмотра «Дела». В колонке «На сегодня» будут перечислены все запланированные действия с указанием срока и ответственного.
Что делать, если клиент не отвечает после отправки КП? Создайте задачу на повторное касание через 2–5 рабочих дней. Не оставляйте сделку без следующего действия: при выходе из карточки без дела CRM предложит создать дело, чтобы вы не забыли вернуться к клиенту.