Экспортная воронка продаж отличается от внутренней: добавляются языковой барьер, подтверждение экспортных документов и логистические условия. Если оставить этапы без изменений, сделка застревает на расчёте или отгрузке. Разберём, какие данные фиксировать, какие поля делать обязательными и кто за что отвечает на каждом переходе.
Что меняется в воронке при экспортных заказах
Для иностранных заказчиков воронка становится длиннее. К стандартным этапам добавляются: перевод запроса, согласование валюты и условий поставки, подготовка англоязычного коммерческого предложения, проверка экспортных реквизитов и упаковки. В Битрикс24 воронку удобно вести в канбане: карточки сделок перемещаются по колонкам-стадиям, каждая колонка отражает этап работы с клиентом. Но сами по себе колонки не решают проблему — нужны чёткие критерии перехода и ответственные.
Главное отличие экспортной воронки — на каждой стадии появляются поля, которых нет во внутренних сделках: страна, язык клиента, Incoterms, валюта, порт или склад доставки. Эти данные нужны до расчёта, иначе менеджер потратит время на уточнения после подготовки КП.
Входные данные до старта расчёта
Первая задача — собрать минимум, без которого расчёт невозможен. На стадии «Уточнение» фиксируйте:
- страну и город доставки;
- язык общения и документов;
- валюту сделки;
- условия Incoterms (EXW, FCA, CIF и т.п.);
- контактное лицо и его роль;
- описание продукции и количество;
- актуальный чертёж или техническое задание.
Для хранения этих данных в Битрикс24 не всегда есть системные поля. Для экспортных данных, которых нет в системных полях, можно создать пользовательские поля нужного типа, например «Список» для валюты или «Файл» для чертежа. Так менеджер не оставит произвольный текст, а выберет значение из списка или прикрепит файл.
Если какого-то поля нет, сделка остаётся на стадии уточнения. Ответственный за сбор данных — менеджер по экспортным продажам. Он не должен передавать запрос технологу, пока не заполнены обязательные поля и не проверена версия чертежа.
Обязательные поля на стадиях: что контролирует система, а что сотрудник
В Битрикс24 можно настроить обязательность полей не для всей воронки, а для конкретных стадий. Если поле сделать обязательным на конкретной стадии, сотрудник не сможет переместить сделку на неё, пока это поле не заполнено. Например, на стадии «Подготовка КП» можно обязать заполнить валюту и прикрепить инвойс.
Но важно понимать границы этого механизма. Обязательное поле проверяет только факт заполнения карточки, а не истинность значений. Оно не проверяет, актуален ли чертёж, верны ли реквизиты, согласованы ли цифры с технологом. Если менеджер вписал неверный Incoterms или загрузил устаревший файл, система пропустит сделку дальше. Поэтому рядом с обязательными полями нужен регламент ручной проверки.
Сотрудник должен самостоятельно:
- сверить чертёж с последней версией, полученной от клиента;
- проверить, что валюта и условия поставки соответствуют договорённости;
- подтвердить у технолога выполнимость заказа;
- перед отправкой КП убедиться, что сумма и сроки зафиксированы.
Обязательное поле не заменяет эти действия и не запускает автоматическую отправку письма или передачу заказа в производство. Оно лишь не даёт сделке перейти на следующую стадию при пустом поле.
Документы для экспортного КП: шаблоны и валюта
Для иностранных клиентов готовьте коммерческое предложение на английском языке с отдельным набором реквизитов. В Битрикс24 есть стандартные шаблоны счетов, актов и коммерческих предложений, а также шаблоны для разных стран. Менеджер может выбрать шаблон, привязанный к стране клиента, и при необходимости изменить название, чтобы документ не выглядел как внутренний.
Рекомендуем привязать экспортный шаблон КП к отдельной воронке для иностранных заказчиков. Тогда менеджеры не перепутают его с шаблонами для российских клиентов. Перед отправкой менеджер вручную проверяет:
- валюту и сумму;
- банковские реквизиты для международного перевода;
- условия Incoterms и адрес доставки;
- наличие актуального чертежа во вложении.
Отправка КП выполняется сотрудником вручную. Наличие сделки на стадии «Подготовка КП» не означает автоматическую отправку письма: менеджер формирует документ из карточки, проверяет и отправляет через почту или мессенджер, а затем фиксирует дату отправки в комментарии.
Переход по стадиям: критерии и ответственные
Экспортную воронку удобно разделить на шесть стадий. Для каждой задайте обязательные данные и ответственного. Критерий перехода подтверждает, что этап завершён, а не просто заполнена карточка.
Пример: иностранный клиент запросил резку по чертежу в PDF. На стадии «Уточнение» менеджер сохраняет файл в поле «Чертёж», указывает страну, валюту USD и Incoterms FCA. Прежде чем передать сделку на расчёт, он связывается с клиентом и подтверждает, что присланный PDF — актуальная версия. Если версия устарела, сделка остаётся на уточнении, даже если файл уже загружен. Наличие файла не доказывает актуальность чертежа.
После подтверждения технологом выполнимости менеджер готовит КП по экспортному шаблону, прикладывает чертёж и отправляет клиенту. После согласования условий и получения подтверждения сделка переходит на стадию производства и отгрузки.
Таблица стадий и критериев перехода
| Стадия | Обязательные данные в карточке | Ответственный | Критерий перехода |
|---|---|---|---|
| Запрос получен | Страна, язык, контакт, описание продукции | Менеджер | Зафиксирован первичный запрос и есть контакт для уточнений |
| Уточнение данных | Чертёж (файл), Incoterms, валюта, количество | Менеджер | Все обязательные поля заполнены; актуальность чертежа подтверждена клиентом |
| Расчёт и согласование | Реквизиты, смета, комментарий технолога | Менеджер + технолог | Технолог подтвердил выполнимость; цена и сроки зафиксированы |
| Подготовка КП | Шаблон КП, валюта, инвойс, условия упаковки | Менеджер | КП сформировано и проверено; чертёж приложен; документ отправлен клиенту |
| Согласование условий | Подтверждение клиента, логистика, даты | Менеджер + логист | Клиент подтвердил условия; реквизиты для оплаты получены |
| Производство и отгрузка | Заказ в производство, упаковочный лист, дата отгрузки | Менеджер + производство/логист | Документы готовы; отгрузка выполнена и зафиксирована |
FAQ
Что делать, если клиент не заполнил обязательное поле?
Сделка не переходит на следующую стадию. Менеджер возвращает её на уточнение и запрашивает недостающие данные. Нельзя вводить фиктивные значения или пропускать контроль ради срочности.
Может ли CRM сама проверить чертёж?
Нет. Обязательное поле фиксирует наличие файла, но актуальность и соответствие требованиям проверяет сотрудник. Сохраняйте копию чертежа в поле «Файл» и добавляйте ссылку на актуальную версию в комментарий к сделке.
Нужно ли отдельное КП на английском?
Да. Используйте шаблон, привязанный к экспортной воронке, и проверяйте валюту, реквизиты и условия Incoterms перед отправкой. Не полагайтесь на автоматическую отправку: документ формирует и отправляет менеджер.
Как не потерять историю чертежей?
Сохраняйте каждую версию чертежа в отдельное поле «Файл» и фиксируйте в комментарии, какая версия актуальна на текущий момент. Явно указывайте дату и источник получения.